電子郵件在企業(yè)通信中占有重要地位，被恰當(dāng)?shù)胤Q為企業(yè)的命脈。如果不依賴電子郵件通信，任何企業(yè)都無法開展日常運(yùn)營。無論行業(yè)或業(yè)務(wù)規(guī)模如何，這些都已成為內(nèi)部和外部業(yè)務(wù)流程不可分割的一部分。

這凸顯了電子郵件托管服務(wù)對于平穩(wěn)業(yè)務(wù)運(yùn)營的重要性。它還強(qiáng)調(diào)了選擇正確的電子郵件協(xié)作軟件以及值得信賴的電子郵件主機(jī)的重要性。本文試圖闡明在選擇合適的電子郵件服務(wù)提供商之前需要考慮的五個(gè)最重要的標(biāo)準(zhǔn)。

電子郵件內(nèi)容的安全性

每當(dāng)您購買合適的電子郵件解決方案時(shí)，您都需要高度重視電子郵件內(nèi)容的安全性。如果您的電子郵件的安全受到威脅，那么您的業(yè)務(wù)通信可能會(huì)通過未經(jīng)授權(quán)的訪問而受到入侵或黑客攻擊。

電子郵件通信的安全性可以中止黑客攻擊的企圖，并確保您的業(yè)務(wù)關(guān)鍵電子郵件通信的安全。電子郵件安全性受損可能導(dǎo)致難以想象的經(jīng)濟(jì)損失，正如《今日美國》證實(shí)的那樣，小型組織因郵件泄漏而造成的平均經(jīng)濟(jì)損失為 8700 美元。

企業(yè)家需要尋找包含以下高端安全功能的電子郵件解決方案：

• 反垃圾郵件過濾
• 防止數(shù)據(jù)丟失
• 反惡意軟件

高級數(shù)據(jù)和電子郵件備份工具的可用性是信息保護(hù)的重要考慮因素。這通常由服務(wù)促進(jìn)者提供，服務(wù)促進(jìn)者由全球冗余服務(wù)器、高效的災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)和全天候的技術(shù)援助支持提供支持。

選擇合適的電子郵件服務(wù)提供商還應(yīng)包括確認(rèn)是否遵守監(jiān)管行業(yè)的合規(guī)政策和相關(guān)法規(guī)。如果您正在處理醫(yī)療保健服務(wù)，您應(yīng)該尋找符合 HIPAA 標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)，并且為了確保符合政府相關(guān)服務(wù)，您需要找到遵循 FISMA 規(guī)定的供應(yīng)商。

易于管理和操作

最理想的電子郵件托管服務(wù)提供商使用戶能夠在出現(xiàn)任何問題時(shí)提供強(qiáng)大的支持，從而對他們的電子郵件環(huán)境進(jìn)行無縫控制。技術(shù)支持的可靠性是一個(gè)重要因素，服務(wù)應(yīng)該可以通過聊天、電子郵件和電話等通信媒介全天候訪問。

簡單和用戶友好的操作只能在基于 Web 的界面的幫助下提供。值得注意的是，除了來自單個(gè)界面的 Lync 數(shù)據(jù)之外，Microsoft Exchange eDiscovery Center 還方便用戶跨 SharePoint 和 Exchange 操作 In-Place eDiscovery。這些接口還可以創(chuàng)建已批準(zhǔn)的移動(dòng)設(shè)備列表，并強(qiáng)制執(zhí)行 PIN 鎖定系統(tǒng)以增強(qiáng)安全性。

任何小型企業(yè)都需要在及時(shí)執(zhí)行管理任務(wù)方面具有靈活性。易于使用和基于 Web 的用戶界面促進(jìn)了這一點(diǎn)。如果同樣得到幫助臺(tái)的響應(yīng)式支持，那么它不愧為小型企業(yè)的理想電子郵件解決方案。

電子郵件解決方案需要靈活且兼容

最好的電子郵件服務(wù)器托管解決方案與組織基礎(chǔ)架構(gòu)相結(jié)合，以提高組織的生產(chǎn)力。重要的是，通信解決方案能夠通過方式或企業(yè)級同步提供無縫兼容性。

這是通過使用移動(dòng)設(shè)備和基于 Web 的應(yīng)用程序?qū)崿F(xiàn)的。無論為組織工作的員工數(shù)量如何，每個(gè)企業(yè)都需要能夠在所有位置和不同設(shè)備上通過一些主要瀏覽器訪問日歷、電子郵件和聯(lián)系人。

還期望電子郵件解決方案提供商提供根據(jù)您的要求和偏好選擇電子郵件選項(xiàng)的自由。理想情況下，您需要找到一家能夠提供廣泛替代方案的供應(yīng)商，以促進(jìn)準(zhǔn)備好發(fā)展壯大的小型企業(yè)，而無需在不同供應(yīng)商之間不斷跳來跳去。

無縫服務(wù)可用性

現(xiàn)代營銷環(huán)境要求組織始終在線可用。停機(jī)會(huì)導(dǎo)致巨大損失，IDC 2014 年的一份報(bào)告證實(shí)了這一點(diǎn)，該報(bào)告確認(rèn) 80% 的中小企業(yè)每停機(jī)一小時(shí)損失 20000 美元。必須找到一種電子郵件托管服務(wù)，該服務(wù)承諾由 SLA 支持的最低網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行時(shí)間為 99.99%。

電子郵件服務(wù)提供商必須能夠讓您保持無縫連接，還應(yīng)該提供自動(dòng)修補(bǔ)以保持您的系統(tǒng)更新。您的電子郵件服務(wù)也應(yīng)該可以通過所有類型的互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備訪問，例如智能手機(jī)或平板電腦。

最佳存儲(chǔ)和歸檔

雜亂無章的電子郵箱會(huì)導(dǎo)致混亂和難以對相關(guān)郵件進(jìn)行分類。非常重要且不應(yīng)被意外刪除的郵件需要存檔。這需要足夠的存儲(chǔ)容量。

一些知名的電子郵件解決方案提供商提供尖端的電子郵件歸檔功能，除了保證對歸檔電子郵件的訪問之外，還可以促進(jìn)自動(dòng)歸檔。這將避免需要繁瑣且本地存儲(chǔ)的 .pst 文件，并能夠管理收件箱中的存檔電子郵件。不斷發(fā)展的技術(shù)強(qiáng)調(diào)了對改進(jìn)電子郵件托管服務(wù)的需求。您理想的電子郵件服務(wù)提供商需要為未來做好準(zhǔn)備，并在托管能力方面不斷改進(jìn)。